Tietosuojaseloste

 

 

Rekisterinpitäjä

CapFore Oy

Y-tunnus 3430851-3

Yliopistonkatu 31

20100 Turku

Sähköposti: gdpr@capfore.fi

 

 

1. Johdanto

Yrityksemme on sitoutunut suojaamaan henkilötietojen käsittelyn luottamuksellisuutta ja noudattamaan kaikkea sovellettavaa tietosuojalainsäädäntöä, kuten EU:n yleistä tietosuoja-asetusta (GDPR) ja kansallista tietosuojalakia. Tämä tietosuojaseloste kuvaa, kuinka käsittelemme perintä- ja luotonhallinta-asiakkaiden henkilötietoja ja mihin tarkoituksiin tietoja käytämme.

Positiivisen luottorekisterin osalta toimimme joissakin tilanteissa henkilötietojen käsittelijänä toimeksiantajiemme puolesta. Näissä tilanteissa toimeksiantajamme ovat rekisterinpitäjiä ja vastaavat tietojen käsittelyn lainmukaisuudesta. Me huolehdimme tietojen ilmoittamisesta positiiviseen luottorekisteriin heidän ohjeidensa mukaisesti silloin, kun se kuuluu meille sovitun työnjaon perusteella.

Päivitämme tätä tietosuojaselostetta aina palveluidemme, tietojen käsittelyn tai lainsäädännön muuttuessa. Voimassa oleva versio on aina saatavilla verkkosivuillamme. Tämä tietosuojaseloste on päivitetty 20.10.2025.

 

2. Kenen henkilötietoja käsittelemme?

Käsittelemme henkilötietoja seuraavista ryhmistä:

Velalliset

Henkilöt, joiden saatavia perimme tai joiden luottojen hallinnointia hoidamme toimeksiantajan puolesta.

Edustajat ja oikeudenhaltijat

Esimerkiksi edunvalvojat, kuolinpesän osakkaat sekä muut henkilöt, jotka lain tai valtuutuksen perusteella hoitavat velallisen tai perittävän asioita.

Asiakkaiden ja yhteistyökumppaneiden yhteyshenkilöt

Toimeksiantajayritysten tai palveluntarjoajien edustajat perintätehtäviin liittyvissä asioissa.

 

3. Mitä henkilötietoja käsittelemme?

Perustiedot ja yhteystiedot

Nimi, henkilötunnus, osoite, puhelinnumero, sähköpostiosoite ja muut asiointitiedot, joita käytämme velallisen tunnistamiseen, yhteydenpitoon ja perintä- sekä luotonhallintaprosessien hoitamiseen.

Pankkiyhteystiedot

Tilinumero ja maksutiedot maksusuoritusten käsittelyä, liikasuoritusten palauttamista ja lakisääteisten velvoitteiden täyttämistä varten.

Saatavat ja maksutiedot

Tiedot perittävistä ja hallinnoitavista summista, laskuista, viivästyskoroista ja maksusuorituksista perintäprosessin toteuttamiseksi ja oikeellisuuden varmistamiseksi.

Perintätoimeksiantoon liittyvät asiakirjat

Sopimukset, laskut ja toimeksiantajan toimittamat dokumentit, joiden perusteella perintää tai hallinnointia hoidetaan ja dokumentoidaan.

Maksuhistoria ja maksukäyttäytyminen

Tiedot aiemmista suorituksista, viivästyksistä ja maksusuunnitelmien noudattamisesta maksukyvyn arvioimiseksi ja perintäratkaisujen suunnitteluun.

Luottotietomerkinnät ja varallisuustiedot

Käytämme näitä tietoja asiakkaan tunnistamiseen ja tehokkaimman perintä- tai luotonhallinnointitavan valintaan.

Viestintä ja asiointi

Puhelut, sähköpostit ja chat-keskustelut asiakaspalvelun laadun varmistamiseksi, asiointien dokumentoimiseksi ja reklamaatioiden käsittelyyn. Lisäksi muut meille asioiden hoitamiseksi ilmoittamasi henkilötiedot.

Oikeudelliseen perintään liittyvät tiedot

Tuomioistuimen päätökset, ulosottotiedot sekä tiedot konkurssista, velkajärjestelystä ja yrityssaneerauksesta, joita käytämme perintäprosessin laillisuuden ja tehokkuuden varmistamiseksi.

Rikostuomioihin tai rikkomuksiin liittyvät tiedot

Käsittelemme näitä tietoja vain silloin, kun ne ovat olennaisia saatavien perinnän kannalta, esimerkiksi jos perintä perustuu tuomioon.

Terveystiedot ja sosiaalinen suorituseste

Käsittelemme näitä tietoja vain, jos se on välttämätöntä asiakkaan tilanteen arvioimiseksi, esimerkiksi silloin, kun asiakas vetoaa sosiaaliseen suoritusesteeseen. Käsittely perustuu oikeudellisen vaateen laatimiseen tai puolustamiseen (GDPR:n 9 artiklan 2 kohdan f alakohta).

 

4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitukset

Kohdassa 3 esille tuotujen tarkoitusten lisäksi käsittelemme henkilötietoja seuraaviin tarkoituksiin:

Perintätoimeksiannot ja luotonhallinta

Käsittelemme henkilötietoja perintätoimien ja luotonhallinnan toteuttamiseksi. Tämä sisältää mm. vapaaehtoisen perinnän, oikeudelliset toimet sekä raportoinnin toimeksiantajille. Tavoitteena on varmistaa, että perintäprosessi etenee lainmukaisesti ja tehokkaasti.

Maksusuunnitelmat

Laadimme henkilökohtaisia maksusuunnitelmia, seuraamme niiden toteutumista ja reagoimme sopimusrikkomuksiin. Näin pyrimme löytämään joustavia ratkaisuja asiakkaan tilanteeseen ja välttämään oikeudellisia toimenpiteitä.

Asiakassuhteen hallinta

Päivitämme yhteystietoja, pidämme yhteyttä ja kehitämme palveluja asiakaspalautteen ja tilastojen perusteella. Tämä auttaa meitä parantamaan asiakaskokemusta ja varmistamaan tiedon ajantasaisuuden.

Lakisääteiset velvoitteet

Täytämme mm. kirjanpito-, verotus- ja rahanpesun torjuntaa koskevat vaatimukset sekä ylläpidämme rekisteritietoja sääntelyn edellyttämällä tavalla. Lisäksi huolehdimme viranomaisille tehtävistä ilmoituksista ja muista lakisääteisistä velvoitteista.

 

5. Henkilötietojen käsittelyn oikeusperusteet

Sopimus
Käsittelemme henkilötietojasi sopimuksen täytäntöönpanemiseksi, jossa olet osapuolena. Tämä tarkoittaa velkasuhdetta tai muuta sopimusta, jonka perusteella olet toimeksiantajamme tai meitä kohtaan maksuvelvollinen.

Lakisääteinen velvoite
Käsittelemme henkilötietoja täyttääksemme lakisääteiset velvoitteemme, kuten perintälain, kirjanpitolain ja rahanpesulain vaatimukset sekä viranomaismääräykset ja raportointivelvoitteet.

Oikeutettu etu
Käsittelemme henkilötietoja toteuttaaksemme toimintaamme ja varmistaaksemme tietojen ajantasaisuuden. Voimme tarkistaa tietojen oikeellisuuden ja täydentää niitä luotettavista lähteistä, kuten luottotietoyhtiöiltä ja väestötietojärjestelmästä. Asiakaspalvelupuhelut tallennetaan palvelun laadun varmistamiseksi. Lisäksi oikeutettu etu voi olla käsittelyperuste, jos perintä liittyy rikostuomioon.

Suostumus
Käsittely perustuu suostumukseesi silloin kun tietoja luovutetaan ulkopuolisille tahoille, kuten asioidesi hoitamiseen valtuutetuille henkilöille.

 

6. Profilointi ja automaattinen päätöksenteko

Hyödynnämme automaattista profilointia osana perintäprosessia, erityisesti harkittaessa oikeudellisia toimenpiteitä. Profilointi perustuu pisteytykseen, joka arvioi maksukykyä ja -halukkuutta luottotietojen, maksuhistorian ja velkojen perusteella. Tavoitteena on tunnistaa tilanteet, joissa oikeudellista perintää ei aloiteta. Profilointi ei siis aiheuta merkittäviä oikeusvaikutuksia ilman inhimillistä tarkastelua. Jos katsot, että profilointiin perustuva päätös on virheellinen, voit pyytää asian uudelleenkäsittelyä, jolloin päätöksentekoon osallistuu työntekijämme.

 

7. Tietolähteet

Keräämme tietoja suoraan rekisteröidyltä tai tämän edustajalta, toimeksiantajilta, viranomaisilta (mm. Digi- ja väestötietovirasto, ulosotto, Verohallinto), luottotietoyhtiöiltä ja muista julkisesti saatavilla olevista lähteistä. Tarvittaessa käytämme myös kolmansia palveluntarjoajia tietojen varmentamiseen.

 

8. Henkilötietojen luovutus ja siirrot

Luovutamme henkilötietoja käyttämillemme palveluntarjoajille vain siinä laajuudessa, joka on tarpeen heidän tuottamiensa palveluiden toteuttamiseksi. Tällaisia palveluntarjoajia ovat esimerkiksi postitus- ja viestintäpalvelut sekä asianajopalvelut. Tietoja voidaan luovuttaa myös luottotietoyhtiöille (esim. Suomen Asiakastieto Oy, Dun & Bradstreet Finland Oy) ja viranomaisille, kun siihen on lailliset edellytykset. Jos muutat ulkomaille, voimme luovuttaa välttämättömät tiedot paikalliselle perintätoimijalle perinnän jatkamiseksi. Voimme luovuttaa tietoja kolmansille osapuolille myös silloin, kun olet antanut siihen suostumuksesi.

Emme siirrä henkilötietoja Euroopan talousalueen (ETA) ulkopuolelle. Jos siirto olisi välttämätön esimerkiksi perinnän jatkamiseksi ulkomailla, varmistamme tietosuojan käyttämällä EU:n komission hyväksymiä vakiolausekkeita (Standard Contractual Clauses, SCC).

 

9. Henkilötietojen säilytysajat

Säilytämme henkilötietoja vain niin kauan kuin on tarpeen käsittelyn tarkoitusten toteuttamiseksi sekä lakisääteisten velvoitteiden täyttämiseksi. Perintäasiakirjat säilytetään vähintään viisi vuotta perintäprosessin päättymisestä lain edellyttämällä tavalla. Kirjanpitomateriaali säilytetään 6–10 vuotta kirjanpitolain mukaisesti. Puhelutallenteet säilytetään kuusi kuukautta, ellei pidempi säilytysaika ole tarpeen esimerkiksi asian riitautuksen vuoksi. Säilytämme tietoja myös niin kauan, että vanhentumisaika erilaisten korvausvaatimusten esittämiselle on kulunut voidaksemme puolustaa itseämme oikeudellisia vaatimuksia vastaan.

 

10. Rekisteröidyn oikeudet

EU:n tietosuoja-asetuksessa kerrotaan, mitä oikeuksia sinulla on, kun jokin yritys tai organisaatio käsittelee henkilötietojasi. Sinulla on oikeus:

 

• saada tietoa henkilötietojesi käsittelystä
• saada pääsy tietoihin
• oikaista tietoja
• poistaa tiedot ja tulla unohdetuksi
• rajoittaa tietojen käsittelyä
• siirtää tiedot järjestelmästä toiseen
• vastustaa tietojen käsittelyä
• olla joutumatta automaattisen päätöksenteon kohteeksi.

Kaikkia oikeuksia ei voi käyttää kaikissa tilanteissa. Tilanteeseen vaikuttaa esimerkiksi se, millä perusteella henkilötietojasi käytetään. Oikeuksien käyttö edellyttää henkilöllisyytesi varmistamista.

Mikäli katsot, että tietojasi ei käsitellä oikeuden- tai lainmukaisesti, voit ottaa meihin yhteyttä sähköpostitse gdpr@capfore.fi tai kirjeitse.

 

Voit myös tehdä valituksen tietosuojavaltuutetulle:

Tietosuojavaltuutetun toimisto
Lintulahdenkuja 4, 00530 Helsinki
PL 800, 00531 Helsinki
tietosuoja(at)om.fi

 

11. Suojatoimet ja tietoturva

Käytämme teknisiä ja organisatorisia turvatoimia, kuten käyttöoikeuksien rajaamista, tietojen salausta, käyttövalvontaa ja henkilöstön kouluttamista ja ohjeistamista. Kaikki tiedot säilytetään suojatuissa järjestelmissä, joihin on rajatut käyttöoikeudet. Valvomme palveluntarjoajien ja alihankkijoiden tietosuojavelvoitteiden toteutumista sopimushallinnan avulla. Turvatoimia arvioidaan ja päivitetään säännöllisesti riskienhallinnan perusteella.

 

12. Yhteydenotot ja oikeuksien käyttö

Kaikki tietosuojaan liittyvät kysymykset ja oikeuksien käyttämistä koskevat pyynnöt voi osoittaa tietosuojavastaavallemme osoitteeseen gdpr@capfore.fi.